Tworzenie narzędzi monitorujących

Samodzielne zarządzanie projektem

Wiele organizacji, podejmując się realizacji projektów współfinansowanych ze środków krajowych czy też unijnych, chyba nie do końca zdaje sobie sprawę z czym to się tak naprawdę wiąże.

Zespół projektowy (o ile został w ogóle konkretnie sprecyzowany) dąży do zrealizowania głównego celu i wydatkowania pieniędzy projektowych wg swoich standardowych procedur, którymi kieruje się na co dzień wykonując bieżące prace w organizacji, nie biorąc pod uwagę szeregu czynników, które w codziennej pracy nadzorowane są w inny sposób niż w projektach. Gdy w trakcie realizacji projektu powstaną problemy, które będą wymagały zmian, może się okazać, że w zasadzie nie wiemy na jakim etapie prac jesteśmy biorąc pod uwagę założenia projektowe. I nawet jeśli uda nam się pokonać trudności, na koniec może się okazać, że mimo, iż cel został osiągnięty w terminie, to jednak nie jesteśmy w stanie sprawozdać się odpowiednio z realizacji projektu.

Niestety w projektach mamy do czynienia z potrzebą opracowania bardziej szczegółowego planu prac, przypisania konkretnych osób do działań, za które będą odpowiedzialne, większej kontroli postępu realizacji zadań i wydatkowania budżetu, dotrzymywania terminów, itp. Wynika to z założeń, które określiliśmy we wniosku o dofinansowanie i umowy oraz konieczności wywiązania się zgodnie z harmonogramem i kosztorysem, przy jednoczesnym spełnieniu sporej ilości innych zobowiązań wynikających z dokumentacji projektowej. Jeśli w naszej organizacji nie mamy osoby doświadczonej w realizacji projektów, mogącej poukładać wszystko jasno w jedną całość, rozdysponować prace i kontrolować postęp i budżet, to prędzej czy później wytworzy się chaos, który może doprowadzić do upadku projektu mimo poczucia, iż wszystkie zadania zostały zrealizowane.

Aby wszystko miało swój porządek od strony organizacyjnej, możemy:

1. Stworzyć spersonalizowane narzędzia, które pozwolą w prosty i przystępny sposób samodzielnie monitorować przepływ środków finansowych w projekcie

Na podstawie analizy dokumentacji projektowej przygotowujemy spersonalizowane narzędzia, którymi będziecie Państwo zarządzać samodzielnie i które poprowadzą Państwa przez cały projekt, dając jasność i klarowność sytuacji na każdym etapie jego realizacji. Narzędzia te pozwolą nie tylko na sprawną, samodzielną kontrolę przepływu środków finansowych w projekcie i zarządzanie nimi, ale również wykryć z wyprzedzeniem rozbieżności między planem a rzeczywistą sytuacją i w porę zareagować na ewentualne trudności. Dzięki temu dajemy sobie czas na podjęcie działań naprawczych czy opracowanie zmian w projekcie oraz formalną korespondencję z Grantodawcą w celu wprowadzenia tych zmian do projektu. Są również swego rodzaju „gotowcem” do sporządzenia sprawozdawczości.

2. Zaproponować jedno z wielu dostępnych na rynku narzędzi internetowych, pozwalających w łatwy i przystępny sposób zarządzać projektem. Dostosujemy je pod indywidualny projekt i przeszkolimy zespół projektowy z jego obsługi.

W ostatnich latach pojawiło się mnóstwo narzędzi internetowych pozwalających na sprawne zarządzanie projektem. Narzędzia te mają wiele przydatnych funkcjonalności, takich jak:
- możliwość budowania harmonogramu prac z podziałem na osoby odpowiedzialne za zadania
- możliwość zarządzania zespołem projektowym i przypisywanie zadań
- możliwość śledzenia postępu prac - dostęp do wykresu Gantta
- system powiadomień (o zrealizowanym zadaniu, zbliżających się terminach, itp.)
- wewnętrzny komunikator (czasem również osobne pokoje dla każdego zadania)
- możliwość udostępniania plików, zarządzania dokumentami czy śledzenia wydatków, itd.

Opcji mamy ogrom. Jedne narzędzia są rozbudowane bardziej, drugie mniej. Jedne są w pełni darmowe, drugie mają ograniczenia w wersjach darmowych, jeszcze inne opierają się jedynie na płatnych licencjach. Część tych narzędzi dostępnych jest jedynie w przeglądarce internetowej, inne są zintegrowane z dedykowaną aplikacją mobilną lub desktopowe. Wybór danego rozwiązania nie jest prosty i powinien być dostosowany do specyfiki pracy organizacji z niej korzystającej oraz charakteru projektu/-ów.

Znając możliwości wielu tego typu narzędzi oraz analizując dokumentację projektową i sytuację w organizacji, jesteśmy w stanie zaproponować takie, które będzie najefektywniejsze pod względem konkretnego projektu, opracować jego schemat, dostosować harmonogram, przypisać zadania oraz osoby za nie odpowiedzialne i skonfigurować je tak, aby praca z narzędziem była łatwa i intuicyjna od samego początki, a na koniec pozwalała na proste wygenerowanie danych do sprawozdania. Nasze wsparcie w tym zakresie obejmuje również przeszkolenie zespołu projektowego z obsługi aplikacji.