Zarządzanie dotacjami

To wcale nie takie oczywiste...

Należy zauważyć, iż termin „zarządzanie dotacją” może być używany w dwóch przypadkach:
1. w odniesieniu do osób ubiegających się o dotacje, które piszą wnioski i raporty, a następnie zapewniają spełnienie wymogów dotyczących dotacji, gdy ich organizacja wydatkuje fundusze dotacyjne
2. w odniesieniu do zarządzania dotacjami z perspektywy grantodawców: tych, którzy dystrybuują dotacje i przyznają fundusze.

Nasza firma koncentruje się na pierwszym przypadku.

Cykl zarządzania dotacjami

Pełny cykl zarządzania dotacjami, od planowania przed przyznaniem dotacji po końcowe sprawozdania, może być początkowo zniechęcający. Zwłaszcza dla organizacji / zespołu lub kogoś, kto dopiero zaczyna przygodę z projektami. Jak większość projektów, zarządzanie dotacjami składa się z kilku etapów. To, czego wymaga zarządzanie dotacjami, to dbałość o szczegóły, planowanie i zarządzanie czasem oraz kosztami, bez względu na to, na jakim etapie realizowany jest projekt.

Wniosek o dotację

Jedną z najważniejszych części zarządzania dotacjami jest stworzenie wniosku o przyznanie grantu. To trudny proces. Każdy podmiot finansujący wymienia swoje priorytety w zakresie przyznawania dotacji. Priorytety te pomagają określić czy warto poświęcić czas na aplikowanie. Należy więc dokładnie zapoznać się z dokumentacją przedstawioną przez grantodawcę, a następnie stworzyć wniosek, który merytorycznie nie tylko będzie spełniał wymagania, ale też zilustruje unikalne czynniki, które sprawią, że to właśnie ten wniosek zwróci szczególną uwagę instytucji finansującej.

We wniosku o dotację, w zależności od rodzaju projektu oraz instytucji finansującej, powinny znaleźć się m.in. takie informacje jak:
- dane podmiotu składającego wniosek,
- opis realizowanych zadań,
- postawione cele, rezultaty, produkty, itd.,
- opis możliwego ryzyka wraz z opisem sposobu zapobiegania,
- doświadczenie podmiotu,
- zasób kadrowy,
- harmonogram oraz kosztorys.

Wnioski o dotację mają często określony wzór, narzucony przez podmiot finansujący, a gotowy wniosek – w zależności od wymagań, można złożyć m.in. w postaci dokumentu w formacie pdf podpisanego Profilem Zaufanym / Podpisem Certyfikowanym lub poprzez system informatyczny powiązany z / zarządzany przez instytucję przyznającą granty. Wysoko cenione są zatem umiejętności techniczne oraz płynność w poruszaniu się po różnorodnych systemach informatycznych osób zarządzających dotacjami.

Dotacja

Dotacja przyznana. Co teraz? To co dzieje się po otrzymaniu grantu jest niezwykle ważne. Planowanie i organizacja pracy, które należy wykonać od razu, to podstawowa różnica między procesem zarządzania dotacjami a stresującym i chaotycznym procesem realizacji projektu.

Wraz z otrzymaniem dotacji, otrzymujemy umowę o dotację lub podobny dokument, z którym należy się niezwłocznie zapoznać i spisać w punktach najważniejsze wymagania, zagadnienia sprawozdawcze, terminy i daty. Lista wytycznych powinna trafić do zespołu projektowego jeszcze przed rozpoczęciem realizacji zadań – najlepiej z określeniem przyznanych na dane działania funduszy oraz instrukcją ich wydatkowania.

Jeśli organizacja otrzymująca grant prowadzi pełną księgowość, bardzo ważną kwestią jest również założenie osobnych, projektowych kont księgowych w planie kont organizacji (najlepiej w podziale na główne zadania projektu lub dostosowane do sprawnego wygenerowania danych do sprawozdania), które pozwolą na łatwą kontrolę przepływu pieniędzy z dotacji.

Realizacja

Kolejna ważna część efektywnego zarządzania dotacjami pojawia się na etapie wdrażania. Realizacja projektu objętego dotacją musi obejmować śledzenie i ocenę postępów przez cały okres jego trwania. Znajomość narzędzi lub wypracowane rozwiązania do zarządzania dotacjami zapewniają pomoc w zarządzaniu projektami. Oznacza to płynną realizację wyznaczonych celów, przypomnienia o zadaniach i możliwość przydzielania zadań różnym członkom zespołu. Skuteczne zarządzanie dotacją i znajomość narzędzi pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu i stresu oraz skupić się członkom zespołu projektowego na ważnych kwestiach merytorycznych.

Sprawozdawczość

Zarządzanie dotacjami kręci się m.in. wokół konieczności dotrzymywania terminów i wymagań. Większość grantów wymaga pewnego rodzaju sprawozdania. Nasza umowa o dotację będzie zawierać listę okresów, których dotyczy dotacja, a także terminy składania sprawozdań. Niektóre dotacje mogą zawierać zarówno sprawozdanie okresowe w trakcie trwania projektu, jak i sprawozdanie końcowe po jego zakończeniu. Są to niezwykle ważne terminy, które zdecydowanie należy umieścić w kalendarzu — pominięcie ich może poważnie zaszkodzić w realizacji projektu i skutkować naliczeniem kar umownych, koniecznością zwrotu części dotacji, a w najgorszym przypadku rozwiązaniem umowy i koniecznością zwrotu całości dotacji.

Zazwyczaj format sprawozdania z dotacji można zobaczyć od razu po otrzymaniu grantu. Może być dostępny na portalu internetowym przeznaczonym do rozliczenia projektu lub mieć format pliku tekstowego / excela do wypełnienia. Niezależnie od rodzaju, należy zapoznać się z nim niezwłocznie aby określić jakie dane należy śledzić i z jakich się sprawozdać (zarówno merytorycznie jak i finansowo).

Niezwykle ważne jest zrobienie listy terminów i zagadnień sprawozdawczych, która powinna trafić do zespołu projektowego.

Komunikacja

Komunikacja musi odbywać się na dwóch płaszczyznach: z grantodawcą i zespołem projektowym.

W przypadku jakichkolwiek problemów, opóźnień w realizacji czy zmian w trakcie projektu, bardzo ważną rolę odgrywa komunikacja z grantodawcą. Czasem wymagane są oficjalne dokumenty, jak np. formularze zmian, które pozwalają na wprowadzenie zmian do złożonej oferty, a czasem wystarczy telefon czy mail. Komunikat o występowaniu problemów czy konieczności wprowadzenia zmian powinien trafić do opiekuna projektu odpowiednio wcześniej aby miał czas na jego rozpatrzenie i odpowiedź. Ważna tu jest również znajomość dokumentów jakie udostępnione są po podpisaniu umowy. Często załączniki do umowy pozwalają określić jakie możliwości daje nam instytucja finansująca i jakie obowiązki na nas nakłada.

Z kolei komunikacja z innymi członkami zespołu jest konieczna aby zrozumieli wymagania i ograniczenia dotacji i od początku dotacji byli w stanie spełnić obowiązki nałożone przez instytucję finansującą – np. te dotyczące obowiązku informacyjnego.

Podsumowanie

Za każdym razem, gdy tworzony jest wniosek o dotację lub sprawozdanie, ważne jest, aby upewnić się, że proces zarządzania dotacjami obejmuje wizję całościowego obrazu. Należy określić kontekst dotacji i programu, ilustrując, w jaki sposób wpisuje się on w większe cele, niezależnie od tego, czy jest to ogólna wizja i misja organizacji, priorytety instytucji, czy też ogólny cel w danym obszarze.

Wszystkie opisane powyżej kwestie bierzemy na swoje barki wykorzustując naszą wiedzę i doświadczenie i dostosowując się do wymagań i oczekiwań Beneficjenta, pozostawiając mu przestrzeń na realizację założeń i celów projektowych.