Usługi
Pomagam organizacjom poukładać finanse, projekty i procesy tak, żeby działały – prosto, logicznie i bez chaosu.
Nie tworzę rozbudowanych strategii do szuflady, tylko praktyczne rozwiązania, które realnie wspierają, automatyzują, przyspieszają i ułatwiają codzienną pracę zespołów.
Każda usługa to połączenie zgodności z zasadami (grantowymi, księgowymi, audytowymi) z elastycznym podejściem do realiów organizacji.
💼 ZARZĄDZANIE FINANSAMI
💼 HoF - zewnętrzny Head of Finance
🎯 Cel główny
Zapewnienie organizacji strategicznego i operacyjnego nadzoru finansowego bez potrzeby tworzenia etatu.
Stałe, praktyczne wsparcie w planowaniu, analizie i kontroli finansów tak, by decyzje w organizacji były świadome, bezpieczne i oparte na danych, a nie intuicji.
🧭 Dla kogo i kiedy warto
Dla organizacji, które potrzebują strategicznego wsparcia finansowego, ale nie planują (lub nie muszą) utrzymywać pełnoetatowego Dyrektora/Kierownika Finansowego.
💼 Gdy chcesz mieć kontrolę i kierunek finansowy, bez konieczności tworzenia nowego etatu.
💶 Gdy finansowanie pochodzi z projektów i zasadne jest wsparcie czasowe lub zadaniowe, a nie stałe zatrudnienie.
📊 Gdy organizacja rośnie i potrzebuje profesjonalnego nadzoru nad budżetem, cash flow i raportowaniem.
🔄 Gdy potrzebny jest łącznik między księgowością a Zarządem – ktoś, kto przekłada liczby na decyzje i rekomendacje.
🧩 Gdy chcesz zbudować stabilny, prosty system finansowy, który działa niezależnie od zmian kadrowych.
⚙️ Zakres i etapy współpracy (moduły „pick & mix”)
Możesz wybrać pełny zakres wsparcia finansowego, obejmujący wszystkie kluczowe obszary zarządzania finansami, lub zdecydować się na wybrane moduły, dopasowane do aktualnych potrzeb organizacji.
1️⃣ Planowanie i zarządzanie finansami
Stały nadzór nad budżetem, cash flow i wynikami finansowymi organizacji.
W praktyce:
przygotowanie i aktualizacja budżetu rocznego,
prognozy płynności i scenariusze „co-jeśli”,
analiza odchyleń i rekomendacje decyzji finansowych.
Efekt:
💰 organizacja działa z przewidywalnością, a decyzje finansowe są oparte na danych.
2️⃣ Raportowanie zarządcze i doradztwo decyzyjne
Projektowanie i prowadzenie cyklu raportowego, który wspiera Zarząd i kluczowe osoby w organizacji.
W praktyce:
comiesięczne raporty wyników i odchyleń,
wskaźniki i „one-pagery” z kluczowymi danymi,
wspólne przeglądy wyników i rekomendacje działań.
Efekt:
📊 Zarząd podejmuje decyzje na podstawie jasnych, aktualnych informacji.
(Moduł możliwy tylko w połączeniu z modułem „Planowanie i zarządzanie finansami”.)
3️⃣ Polityki, procedury i standardy finansowe
Budowanie prostego, bezpiecznego systemu zarządzania finansami organizacji.
W praktyce:
opracowanie polityk i zasad akceptacji, limitów i odpowiedzialności,
standaryzacja obiegu dokumentów: umowa → faktura → płatność → księgowanie,
porządkowanie struktury folderów i dostępów (ścieżka audytowa).
Efekt:
📘 jasne zasady i pewność, że każda złotówka ma swoje uzasadnienie.
4️⃣ Kontrola kosztów i optymalizacja
Regularny przegląd wydatków i wsparcie w podejmowaniu decyzji budżetowych.
W praktyce:
analiza kosztów stałych i zmiennych,
identyfikacja „wycieków” finansowych,
rekomendacje optymalizacji i negocjacje z dostawcami.
Efekt:
💡 racjonalne wydatki i większa elastyczność budżetu bez obniżania jakości działań.
5️⃣ Kontrola wewnętrzna i gotowość audytowa
Projekt i wdrożenie prostych mechanizmów kontrolnych (AO/IC) i checklist audytowych.
W praktyce:
przeglądy pre- i post-factum,
testy zgodności i mini-audyty wewnętrzne,
wdrożenie rutynowych przeglądów i arkuszy zgodności.
Efekt:
🔐 bezpieczeństwo finansowe i gotowość na każdą kontrolę zewnętrzną.
📦 Rezultaty współpracy (co dostajesz)
📊 jasny i aktualny obraz finansów organizacji,
💰 budżet, cash flow i prognozy pod kontrolą,
📘 komplet procedur i zasad finansowych dopasowanych do realiów organizacji,
📑 raporty i rekomendacje dla Zarządu w czytelnej, zwięzłej formie,
🧩 Uporządkowany system finansowy, który działa sprawnie niezależnie od zmian personalnych.
🚀 Co potrzebuję na start
Na początek najważniejsze jest zrozumienie sytuacji organizacji – jej struktury, wyzwań i celów finansowych.
Dlatego pierwszym krokiem zawsze jest spotkanie z Zarządem lub osobami decyzyjnymi, podczas którego wspólnie:
ustalamy priorytety, potrzeby i obszary wymagające wsparcia,
definiujemy, które procesy wymagają największej uwagi,
dopasowujemy zakres współpracy i tryb działania.
Po ustaleniach – w zależności od modułów:
📂 zapewnienie dostępu do danych finansowych i raportów księgowych,
💼 dostęp do budżetów, prognoz, rejestrów płatności, umów i faktur,
🔐 przekazanie informacji o systemach, strukturze kosztów i podziale odpowiedzialności.
Wszystkie dane są traktowane jako ściśle poufne i przetwarzane wyłącznie w ramach uzgodnionych działań doradczych.
🤝 Model współpracy
💼 pełny pakiet „HoF” lub wybrane moduły („pick & mix”),
⏱️ rozliczenie godzinowe
⚡ tryb „express” – dla sytuacji kryzysowych,
💻 praca zdalna i/lub na miejscu (Warszawa),
🧾 forma współpracy: B2B (w określonych przypadkach), umowa zlecenie lub część etatu.
📑 PROJEKTY I DOTACJE
Granty to nie tylko liczby i wytyczne… To proces, który wymaga porządku, konsekwencji i spokoju.
Pomagam organizacjom ułożyć ten proces od początku do końca, tak aby był realny, prosty i możliwy do udźwignięcia w ich codzienności.
– wejść w granty świadomie i bez chaosu,
– prowadzić projekty w sposób zgodny z zasadami, ale dopasowany do własnych potrzeb i możliwości,
– wyjść z nich bez strat, nerwów i niepotrzebnych korekt.
Dopasowuję rozwiązania do konkretnej organizacji i ludzi, bo każda ma inne tempo, strukturę i zasoby.
Dzięki wieloletniemu doświadczeniu w projektach krajowych i europejskich wiem, na co można sobie pozwolić, jak interpretować wytyczne z głową i jak przekuć formalne wymagania w realne profity i bezpieczną elastyczność.
Moje usługi to nie „szkolenia z dotacji”, tylko realne wsparcie finansowe krok po kroku.
🚀 GRANT-READINESS - przygotowanie organizacji do wejścia w granty
🎯 Cel główny
Zapewnić organizacji bezpieczny i świadomy start w grantach PL/UE — stworzyć prosty, zgodny z wytycznymi system zasad, ról i narzędzi, który pozwala pisać budżety, prowadzić dokumentację i raportować bez chaosu – od pierwszego dnia projektu.
🧭 Dla kogo i kiedy warto
🆕 Dla organizacji rozpoczynających przygodę z grantami
– gdy planujesz udział w pierwszych projektach PL/UE,
– gdy nie ma jeszcze procedur, rejestrów ani przypisanych ról,
– gdy zbliża się termin naboru, a nie wiesz, jak „poukładać” stronę finansową i administracyjną.
🔁 Dla organizacji z doświadczeniem, ale nowym typem projektu
– gdy wchodzisz w nowy program, konsorcjum lub większą skalę działań,
– gdy potrzebujesz dopasować istniejące procedury do zasad nowego grantodawcy,
– gdy chcesz uniknąć błędów już na etapie przygotowania wniosku i budżetu.
⚙️ Zakres i etapy współpracy (moduły „pick & mix”)
Możesz wybrać pełny proces przygotowania lub tylko te elementy, których potrzebujesz przed danym naborem.
1️⃣ Diagnoza gotowości
🔸 Oceniam, w jakim stopniu organizacja jest przygotowana do realizacji projektów finansowanych.
W praktyce:
przegląd procedur, obiegu dokumentów, ewidencji czasu i zakupów,
analiza archiwum, uprawnień i ścieżki audytowej,
ocena ryzyk (kwalifikowalność, AO/IC, zgodność z wytycznymi).
Efekt:
📋 raport „ready / partially / not yet” z listą braków, priorytetów i rekomendacji.
2️⃣ „Zestaw minimum” — projekt i wdrożenie
🔸 Tworzę prosty, realny system funkcjonowania finansów projektowych.
W praktyce:
opracowanie krótkich procedur: akceptacje, rejestry, zakupy, opisy kosztów,
przygotowanie szablonów (rejestr wydatków, ewidencja czasu/PM, wzory opisów i checklisty),
ustawienie struktury folderów i nazewnictwa plików (audit-ready).
Efekt:
🧩 zatwierdzone, zwięzłe procedury i szablony gotowe do natychmiastowego użycia.
3️⃣ Warsztat startowy (kick-off zgodności)
🔸 Praktyczne spotkanie wprowadzające z zespołem projektowym.
W praktyce:
omówienie ról i odpowiedzialności (finanse, merytoryka, lider/konsorcjum),
zasady dokumentowania od dnia 1,
mini-case: jak powstaje wydatek „od umowy do ksiąg”.
Efekt:
👥 zespół rozumie swoje obowiązki i wie, co, jak i po co dokumentować.
4️⃣ Budżet i plan prac — pre-award support
🔸 Wsparcie w tworzeniu budżetu do wniosku.
W praktyce:
przełożenie koncepcji lub WBS na koszty i person-monthy,
zgodność z zasadami programu i realiami organizacji,
lista ryzyk budżetowych i rekomendacje (stawki, koszty pośrednie, współfinansowanie).
Efekt:
💶 budżet realistyczny, uzasadniony i zgodny z wytycznymi — gotowy do złożenia z wnioskiem.
5️⃣ Pilotaż 30 dni
🔸 Test działania nowych procedur w praktyce.
W praktyce:
symulacja realnych sytuacji projektowych (wydatki, opisy, akceptacje),
korekty na żywo i dopasowanie narzędzi,
przygotowanie do pierwszego raportu lub wniosku o płatność.
Efekt:
🔄 proces działa płynnie, a organizacja jest gotowa na faktyczny start projektu.
📦 Rezultaty współpracy (co dostajesz)
📘 Raport gotowości i plan działań,
🧾 Zatwierdzone, zwięzłe procedury i szablony,
🗂️ Struktura dokumentów i folderów w standardzie audit-ready,
👥 Przeszkolony zespół, który „wie, co robi od jutra”.
🚀 Co potrzebuję na start
📂 dostęp do istniejących regulaminów/procedur (jeśli są),
💼 kilka przykładowych dokumentów finansowych (np. faktury, opisy kosztów),
🧠 informacje o używanych systemach i podziale ról,
🗓️ krótkie spotkanie z zarządem lub osobami decyzyjnymi – aby ustalić priorytety i terminy naborów.
🤝 Model współpracy
💼 pełny pakiet „Grant-readiness” lub wybrane moduły („pick & mix”),
⏱️ rozliczenie godzinowe lub etapowe,
⚡ tryb „express” – dla sytuacji kryzysowych,
💻 praca zdalna i/lub na miejscu (Warszawa),
🧾 forma współpracy: B2B (w określonych przypadkach), umowa zlecenie lub część etatu.
💶 END-TO-END — pełny cykl finansowy (end-to-end)
🎯 Cel główny
Kompleksowe, bezpieczne i zgodne z zasadami grantodawców prowadzenie projektu finansowego od budżetu po audyt, z zachowaniem równowagi między wymogami formalnymi a realiami operacyjnymi organizacji.
🧭 Dla kogo i kiedy warto
Dla organizacji realizujących projekty finansowane ze środków PL lub UE, które chcą:
mieć pełną kontrolę finansową nad projektem od początku do końca,
uniknąć błędów wynikających z braku spójności między planem, budżetem a dokumentacją,
zbudować prosty, logiczny system zarządzania finansami projektów,
przygotować się do audytu i kontroli bez stresu,
działać w zespole lub konsorcjum według wspólnych zasad i harmonogramów.
⚙️ Zakres i etapy współpracy (moduły „pick & mix”)
Usługa działa w formule „pick & mix” – możesz wybrać tylko te moduły, które są Ci potrzebne, lub zamówić pełny cykl end-to-end.
1️⃣ Budżet i plan prac
🔸 Przekładam koncepcję projektu lub WBS (Struktura Podziału Pracy) na konkretne koszty, person-monthy i harmonogram,
dbając o zgodność z zasadami kwalifikowalności i wymogami grantodawcy.
W praktyce:
budowa budżetu od podstaw lub weryfikacja istniejącego,
rozpisanie zadań i kosztów w logicznym układzie (WP, deliverables, kamienie milowe),
dostosowanie do realiów oraz potrzeb organizacji i jej systemu finansowego.
Efekt:
📊 budżet i plan prac możliwy do obrony w audycie i gotowy do wdrożenia w zespole.
2️⃣ Start projektu (kick-off zgodności)
🔸 Ustawiam zasady, które od początku zapewniają spójność i zgodność.
W praktyce:
opracowanie prostych zasad dokumentowania i opisów kosztów,
określenie ścieżek akceptacji i odpowiedzialności w zespole / konsorcjum,
przygotowanie „minipodręcznika zgodności” dla projektu.
Efekt:
🗂️ zespół wie, jak działać, a projekt od startu jest „audit-ready”.
3️⃣ Monitoring i raportowanie
🔸 Pomagam wprowadzić rytm i narzędzia, które pozwalają na bieżąco kontrolować postępy i koszty.
W praktyce:
wprowadzenie prostych rejestrów i wskaźników,
cykliczne przeglądy postępu finansowego,
przygotowanie raportów i wniosków o płatność z uzasadnieniami.
Efekt:
📈 raporty kompletne, logiczne i spójne z rzeczywistymi działaniami.
4️⃣ Koordynacja finansowa konsorcjum
🔸 Wspieram wprowadzenie jednolitego systemu rozliczeń między partnerami.
W praktyce:
tworzenie wspólnych wzorów rejestrów i raportów,
harmonogramy wymiany danych finansowych,
przegląd i analiza odchyleń między partnerami.
Efekt:
🤝 spójne rozliczenia i jasne zasady współpracy w konsorcjum.
5️⃣ Zarządzanie ryzykiem i zgodnością
🔸 Zapewniam system prostych, praktycznych kontroli wewnętrznych i checklist kwalifikowalności.
W praktyce:
przegląd dokumentacji i procesów (pre/post control),
ocena ryzyk, rekomendacje usprawnień,
bieżące wskazówki dot. kwalifikowalności i zasad programu.
Efekt:
🧾 spójne, bezpieczne procesy zgodne z wytycznymi instytucji finansującej.
6️⃣ Przygotowanie do audytu / kontrola
🔸 Pomagam przygotować projekt i zespół do audytu tak, by kontrola przebiegła spokojnie i bez stresu.
W praktyce:
przegląd przedaudytowy (pre-audit),
stworzenie kompletnego zestawu dokumentów do kontroli,
wsparcie podczas sesji z audytorami i przy odpowiedziach po spotkaniu.
Efekt:
🔐 audyt przebiega sprawnie, a zespół ma pewność, że wszystko jest na swoim miejscu.
7️⃣ Zamykanie projektu (final settlement)
🔸 Finalizuję proces rozliczenia – do ostatniego podpisu i potwierdzenia od grantodawcy.
W praktyce:
uzgodnienie różnic między planem a wykonaniem,
przygotowanie materiałów końcowych,
wsparcie w komunikacji z grantodawcą i formalnym zamknięciu projektu.
Efekt:
📘 spokojne, bezpieczne domknięcie projektu z pełnym kompletem dokumentów.
📦 Rezultaty współpracy (co dostajesz)
📊 budżet i plan prac możliwy do obrony w audycie,
🗂️ czytelny system dokumentów i opisów kosztów,
📑 raporty i wnioski o płatność z kompletem uzasadnień,
🔄 uporządkowany przepływ informacji w zespole lub konsorcjum,
✅ spokojne przejście przez kontrolę i zamknięcie projektu.
🚀 Co potrzebuję na start
Zakres materiałów i dostępów potrzebnych na start ustalam indywidualnie – w zależności od wybranych modułów i etapu projektu.
🤝 Model współpracy
💼 pełny pakiet „end-to-end” lub wybrane moduły („pick & mix”),
⏱️ rozliczenie godzinowe lub etapowe,
⚡ tryb „express” – dla sytuacji kryzysowych,
💻 praca zdalna i/lub na miejscu (Warszawa),
🧾 forma współpracy: B2B (w określonych przypadkach), umowa zlecenie lub część etatu.
💥 PROJECT RECOVERY - Ratowanie projektów zagrożonych
🎯 Cel główny
Zminimalizowanie (a tam, gdzie to możliwe – całkowite wyeliminowanie) ryzyka zwrotu środków i utraty finansowania, przy jednoczesnym uporządkowaniu dokumentacji i wzmocnieniu systemu zarządzania projektem.
🧭 Kiedy warto skorzystać?
📅 Faza realizacji projektu
brak aktualnego rejestru wydatków,
dokumenty rozproszone po folderach, mailach i Excelach,
brak spójności między budżetem, fakturami, płatnościami i księgami,
niekompletne lub niespójne opisy kosztów,
zbliżający się raport końcowy, kontrola lub audyt bez gotowej dokumentacji.
🔍 Przed audytem
konieczność uporządkowania dokumentacji,
potrzeba przygotowania zestawień, wyjaśnień i korekt,
ryzyko zakwestionowania części kosztów.
🚨 Po kontroli
audyt wykazał uchybienia lub niekwalifikowalne wydatki,
potrzebne są rzetelne uzasadnienia, korekty lub odwołania,
celem jest obrona kwalifikowalności kosztów i ograniczenie zwrotów.
⚙️ Zakres i etapy współpracy (moduły „pick & mix”)
Usługa działa w formule „pick & mix” – wybierasz tylko te moduły, które są Ci potrzebne. Możesz zamówić pełny proces ratunkowy lub pojedynczy etap.
1️⃣ Recovery Sprint – Diagnoza
🔸 Szybka, kompleksowa ocena kondycji projektu (finansowej i dokumentacyjnej).
W praktyce:
analiza spójności budżet–faktury–płatności–księgowość,
kontrola kompletności dokumentów,
identyfikacja ryzyk i luk,
przygotowanie Karty stanu projektu z oznaczeniem:
🟢 bezpiecznie | 🟡 wymaga działań | 🔴 ryzyko utraty środków.
Efekt:
📊 jasny obraz sytuacji projektu, lista braków i priorytetów oraz plan działań naprawczych.
2️⃣ Recovery Sprint – Porządkowanie
🔸 Etap działań naprawczych – porządkowanie, uzupełnianie, korekty.
W praktyce:
aktualizacja rejestru wydatków i powiązań dokumentów,
uporządkowanie struktury plików,
przygotowanie „zestawu dla audytora”,
opisy i uzasadnienia kosztów,
współpraca z księgowością przy korektach.
Efekt:
🗂️ kompletny, uporządkowany zestaw do kontroli – gotowy do przekazania instytucji finansującej.
3️⃣ Reporting & Payments
🔸 Wsparcie przy zamknięciu projektu i raportowaniu finansowym.
W praktyce:
opracowanie raportów i wniosków o płatność,
przygotowanie korekt i uzasadnień,
połączenie danych finansowych z częścią merytoryczną.
Efekt:
📑 raport i wniosek o płatność spójne, kompletne i gotowe do złożenia.
4️⃣ Audit Support
🔸 Pełne wsparcie przed i w trakcie audytu.
W praktyce:
symulacja audytu (pre-audit),
przygotowanie zespołu do sesji pytań,
pomoc w porządkowaniu dokumentów podczas kontroli,
wsparcie w opracowaniu odpowiedzi i wyjaśnień.
Efekt:
🔐 sprawny, spokojny audyt bez chaosu i nieporozumień.
5️⃣ Stabilizacja po akcji ratunkowej (opcjonalnie)
🔸 Wdrożenie rozwiązań, które zabezpieczą przyszłe projekty.
W praktyce:
zestaw procedur, szablonów i checklist,
wzorcowy rejestr wydatków i wytyczne opisów,
krótkie spotkania wdrożeniowe dla zespołu.
Efekt:
⚙️ trwały system zarządzania finansami projektów i większy spokój zespołu.
📦 Rezultaty współpracy (co dostajesz)
📘 Karta stanu projektu – status, ryzyka, rekomendacje.
📗 Zestaw audytowy – pełna, spójna dokumentacja: rejestry, powiązania, checklisty, opisy, spis plików.
📒 Lista ryzyk i decyzji – z podziałem na koszty bezpieczne, warunkowe i niekwalifikowalne.
📙 Raporty i wnioski o płatność – gotowe do złożenia, z uzasadnieniami i załącznikami.
📔 System zapobiegawczy – proste procedury, wytyczne i szablony dla przyszłych projektów.
Efekt końcowy:
✅ projekt rozliczony bezpiecznie, z pełną dokumentacją i systemem, który chroni przed powtórką błędów.
🚀 Co potrzebuję na start
Nie wymagam porządku – wystarczy, że wiemy, gdzie czego szukać i kto może odpowiedzieć na pytania.
Na początek:
🗂️ dokumenty projektowe: wniosek, umowa, aneksy, konsorcjum,
💰 dane finansowe: budżet, faktury, płatności, ewidencje, rejestry,
📩 korespondencja z grantodawcą (maile, interpretacje, notatki),
👥 osoba kontaktowa po stronie finansów i merytoryki.
🤝 Model współpracy
💼 pełny pakiet „Recovery” lub wybrane moduły („pick & mix”),
⏱️ rozliczenie godzinowe lub etapowe,
⚡ tryb „express” – dla sytuacji kryzysowych,
💻 praca zdalna i/lub na miejscu (Warszawa),
🧾 forma współpracy: B2B (w określonych przypadkach), umowa zlecenie lub część etatu.
Przed udostępnieniem danych podpisuję klauzulę poufności.
⚙️ OPTYMALIZACJA, PROCESY, NARZĘDZIA
Oferta w trakcie przygotowania…
Beata Etmanowicz