Blog

Konieczność dokładnego zrozumienia warunków i wymogów dotyczących środków finansowych udostępnianych przez instytucję lub organizację, która udziela dofinansowania projektu jest sprawą oczywistą. Na co więc zwrócić szczególną uwagę?

1. Dokładnie zapoznaj się z wszelkimi dokumentami, takimi jak ogłoszenie o konkursie, FAQ, wzór umowy dotyczącej dofinansowania, regulaminy, wytyczne, instrukcje czy warunki korzystania z środków finansowych. Zwróć szczególną uwagę m.in.
   – jakie są ogólne zasady,
   – jakie są limity budżetowe (często limity dotyczą % kosztów pośrednich/administracyjnych, % kosztów przeznaczonych na zarządzanie projektem czy promocję).
   – jakie koszty są dopuszczalne, w podziale na koszty bezpośrednie i pośrednie/administracyjne
   – czy wymagany jest wkład własny i na jakim poziomie / czy możliwy jest wkład rzeczowy
   – jaki jest termin wydatkowania budżetu (czy wymagane jest pełne rozliczenie i zamknięcie budżetu w podziale na lata czy istnieje możliwość przesunięć środków między latami)
   – jakie dokumenty muszą być przedstawione w celu uzyskania ewentualnej refundacji
   – jakie są procedury zakupowe, itd.
   – czy składniki takie jak VAT, ZUS, PIT są kosztami kwalifikowalnymi, itd.
2. Skoncentruj się na kluczowych elementach, które musisz spełnić, aby móc korzystać z dofinansowania. Czy są to określone kategorie wydatków, limity czasowe, wymogi dotyczące raportowania finansowego czy procedury zgłaszania płatności?
3. Jeśli masz wątpliwości lub potrzebujesz dodatkowych informacji, skonsultuj się z osobą lub zespołem odpowiedzialnym za zarządzanie dofinansowaniem (wewnątrz organizacji lub w organizacji udzielającej dofinansowania). Zadaj pytania, wyjaśnij niejasności i upewnij się, że masz pełne zrozumienie wymagań finansowych.
4. Sprawdź, czy istnieje:
   – określony harmonogram dotyczący składania wniosków, raportowania finansowego czy wypłacania środków
   – wzory dokumentów udostępnione przez grantodawcę, którymi należy się posługiwać podczas określania budżetu, raportowania wydatków czy wnioskowania o płatność w trakcie realizacji projektu
   – system informatyczny udostępniony przez grantodawcę, w którym należy wnioskować o dotację, monitorować i raportować koszty.
   Zapoznaj się z wytycznymi i wymaganym schematem przedstawiania kosztów i zaplanuj swoje działania w oparciu o te dane, aby uniknąć błędów, opóźnień lub utraty środków.
5. Dowiedz się, jakie dokumenty musisz przedstawić w celu uzyskania refundacji lub raportowania finansowego. Może to obejmować faktury, paragony (koniecznie z NIPem Twojej organizacji), umowy, potwierdzenia płatności, raporty finansowe itp. Upewnij się, że potrafisz uzyskać odpowiednie dokumenty i wiesz, jak je przygotować.
6. Zrozum procedury finansowe związane z dofinansowaniem. Dowiedz się, jakie są limity wydatków, jakie są procedury zatwierdzania płatności, jakie są wymagane formalności i jakie dokumenty są niezbędne do zakończenia procesu finansowego.
7. Pamiętaj, że wymagania finansowe mogą ulec zmianie w trakcie trwania projektu. Zastanów się więc jak określić budżet na tyle elastycznie, aby w razie konieczności móc dostosować i wdrożyć wszelkie aktualizacje, nowe wytyczne lub zmiany w politykach finansowych.

Stworzenie budżetu, który dobrze odzwierciedla potrzeby i priorytety projektu wymaga konieczności dokładnego przeanalizowania i zrozumienia celów i oczekiwań związanych z projektem. W tym celu:

1. Zapoznaj się z dokumentami projektowymi, takimi jak koncepcja projektu / wniosek o dofinansowanie, plan działania, harmonogram i inne istotne dokumenty. Zrozum, jakie są główne cele projektu, jakie wyniki ma osiągnąć i jakie są priorytety. Wypisz je sobie w punktach, a następnie:
2. Porozmawiaj z zespołem projektowym i, jeśli to konieczne, innymi interesariuszami projektu. Zapytaj o ich oczekiwania wobec projektu i jakie cele są najważniejsze, o ich perspektywę i wiedzę na temat kosztów związanych z danymi celami. Zweryfikuj z nimi swoją listę priorytetów i celów wyciągniętą z dokumentacji i upewnij się, że niczego tam nie brakuje. Będzie to pomocne przy ustalaniu priorytetów czy kategorii budżetowych.
3. Bądź gotów na dostosowanie budżetu w zależności od zmieniających się potrzeb i priorytetów projektu. W trakcie realizacji projektu mogą pojawić się nowe cele, a niektóre mogą ulec zmianie. Zapoznaj się więc z zasadami wprowadzania zmian budżetowych w projekcie. Mogą to być m.in. przesunięcia budżetu między kategoriami, przesunięcia budżetu na przełomie lat lub dodanie nowej linii budżetowej.

Gdy zapoznasz się już z celami i priorytetami projektu oraz z oczekiwaniami zespołu projektowego co do ich realizacji, przychodzi czas na identyfikację i oszacowanie wszystkich kosztów związanych z realizacją projektu. Aby móc opracować odpowiedni budżet uwzględniający dostępne środki finansowe:

1. Zidentyfikuj główne etapy i zadania projektu, które są niezbędne do osiągnięcia celów. Zrozum, jakie zasoby, czas i wysiłek będą potrzebne do każdego z tych elementów.
2. Przeanalizuj, jakie koszty będą związane z każdym celem i zadaniem projektu. Czy będą to koszty związane z personelem (sprawdź czy w tej kategorii możesz rozliczać jedynie pracowników na umowę o pracę, czy również tych na umowy cywilnoprawne), sprzętem, materiałami, szkoleniami, usługami zewnętrznymi czy innymi czynnikami? Upewnij się, że uwzględniasz wszystkie istotne wydatki.
   Zwróć uwagę na wydatki, które nie wynikają bezpośrednio z dokumentacji, np. jeśli celem jest udział w konferencji, weź pod uwagę takie koszty jak dojazd, nocleg, dieta czy opłata za udział. Staraj się uwzględnić wszystkie możliwe wydatki, aby uniknąć niedoszacowania budżetu.
3. Jeśli posiadasz dane historyczne z poprzednich projektów lub podobnych działań, przeanalizuj je, aby uzyskać punkt odniesienia dla szacowania kosztów. Przeanalizuj, jakie były koszty w przeszłości oraz czy istnieją podobne elementy, które można uwzględnić w obecnym projekcie.
   Jeśli nie masz dostępnych danych historycznych, skonsultuj się z pracownikami, specjalistami, dostawcami lub innymi osobami, które posiadają wiedzę / doświadczenie w obrębie danego kosztu. W ten sposób zapewnisz sobie oszacowanie realnych kosztów wynikających z poszczególnych działań.
4. Zawsze warto uwzględnić rezerwę na nieprzewidziane wydatki lub zmienne czynniki, które mogą wpłynąć na koszty projektu. W ten sposób zabezpieczysz się przed ewentualnymi niespodziewanymi kosztami i zapewnisz sobie elastyczność w zarządzaniu budżetem Bądź w tym jednak realistą. Unikaj zaniżania kosztów, aby wydawać się bardziej atrakcyjnym, ale też nie przeszacowuj.

Zacznij od stworzenia wewnętrznego szacunkowego budżetu, który uwzględni wszystkie potrzeby finansowe projektu. Na tym etapie nie skupiaj się na tym czy zmieścisz się w budżecie przyznanym przez grantodawcę. Tworząc rzeczywisty budżet będziesz w stanie określić koszty potrzebne do realizacji, a porównując go potem z budżetem dostępnym w ramach projektu, będziesz w stanie określić czy mieścisz się w nim czy nie.

1. Jeśli okaże się, że środki potrzebne na realizację przekraczają kwotę dotacji, można rozważyć różne opcje:
   – możliwość przeniesienia części kosztów do puli środków przyznanych na koszty administracyjne/pośrednie
   – możliwość sfinansowania działań z innych źródeł (środki własne, inny grantodawca, sponsor, konsorcjant, itp.)
   – konieczność redukcji założeń projektowych, itd.
   W zależności od podjętych decyzji, ten etap pozwoli na określenie, czy projekt mieści się w zakresie możliwości finansowych organizacji i ma szansę zostać zrealizowany bez ryzyka i strat finansowych.
2. Zastanów się / sprawdź w wymaganiach dotyczących tworzenia budżetu czy możesz przedstawić niektóre koszty bardziej kompaktowo – to da Ci możliwość manewrowania kosztami w trakcie realizacji projektu, np.:
   – jeśli organizujesz szkolenie, gdzie kosztem będzie wynajem sali (1 500 zł), catering (1 000 zł), sfinansowanie dojazdów uczestnikom (10 x 150 zł), sprawdź, czy możesz w budżecie przedstawić linię budżetową jako „Organizacja szkolenia” = 1 x 4 000,00 zł zamiast rozpisywać każdy koszt osobno. Jeśli w trakcie trwania projektu okaże się, że szacowane koszty dojazdów były niższe, a cateringu czy wynajmu wyższe, to taki manewr daje większe prawdopodobieństwo, że nadal zmieścisz się w budżecie przewidzianym na „szkolenie”.
3. Po dostosowaniu wewnętrznego szacunkowego budżetu możesz przystąpić do łączenia określonych kosztów w kategorie narzucone przez grantodawcę. Najczęściej są to:
   – koszty osobowe (tu należy zwrócić uwagę na to czy grantodawca pozwala na rozliczanie w tej pozycji jedynie osób na umowę o pracę czy również na umowy cywilnoprawne / faktury od osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą.
   – koszty merytoryczne (to ogromna pula zależna od projektu – mogą się tu znaleźć m.in. takie koszty jak: opracowania raportów, analiz, badania, opinie, certyfikacje, konsultacje, konferencje, szkolenia i warsztaty, rozwój technologii, tłumaczenia, itp.).
   – koszty pośrednie / administracyjne (to koszty, które nie są bezpośrednio związane z realizacją konkretnych działań projektowych, ale stanowią nieodłączny element prowadzenia projektu; mogą obejmować takie wydatki jak: częściowe sfinansowanie usług księgowych, wynajmu biura, wynagrodzenia pracowników administracyjnych, ubezpieczenia, itd. – upewnij się co do zasad określania kosztów pośrednich bo w każdym projekcie mogą one wyglądać inaczej)
   – wkład własny (czyli suma wartości finansowej lub niematerialnej, jaką wkładamy do projektu z własnych zasobów, nieobjętych dofinansowaniem zewnętrznym; organizacje finansujące projekty często określają minimalny procentowy udział wkładu własnego w stosunku do całkowitej wartości projektu. Wymagania te mogą się różnić w zależności od rodzaju projektu, beneficjenta oraz zasad finansowania – przed rozpoczęciem projektu należy dokładnie zapoznać się z wymaganiami dotyczącymi wkładu własnego.
   Zdarza się, że powyższe koszy należy również podzielić na inne, większe lub mniejsze grupy, np. na prace przedwdrożeniowe i badania podstawowe, przemysłowe i prace rozwojowe. Te z kolei mogą mieć odrębne wymagania co do uwzględnionych kosztów, terminów, itd. Upewnij się, że je znasz.
4. Gdy szacunkowy budżet wewnętrzny będzie „spinał” się już z budżetem określonym przez grantodawcę, możemy przystąpić do przenoszenia danych do oficjalnego draftu lub systemu informatycznego grantodawcy.